Hoe kiest u e-facturatiesoftware voor het Belgisch mandaat 2026
Het Belgische e-facturatiemandaat van 2026 is geen toekomstige deadline: het is nu van kracht. Sinds 1 januari 2026 moeten alle BTW-geregistreerde bedrijven in België B2B-facturen versturen en ontvangen via het PEPPOL-netwerk. Als u nog steeds een PDF-sjabloon, een basisboekhoudtool die geen verbinding kan maken met Peppol, of helemaal niets gebruikt, bent u nu niet compliant.
Dit is geen productpitch. Het is een beslissingskader voor het kiezen van de juiste tool voor uw situatie, of u nu een zelfstandige bent die tien facturen per maand verstuurt of een kmo die er honderden verwerkt.
Voor een volledige uitleg van het mandaat zelf, lees het Belgische e-facturatiemandaat uitgelegd. Bekijk onze Peppol-softwareoverzicht voor softwareopties.
Stap 1: begrijp wat het mandaat werkelijk vereist
Voordat u software evalueert, moet u duidelijk zijn over wat de wet vraagt:
U moet kunnen:
- B2B-facturen versturen in gestructureerd UBL/XML-formaat (UBL 2.1, BIS 3.0-profiel)
- Deze facturen leveren via een gecertificeerd Peppol-toegangspunt
- Facturen van uw leveranciers op dezelfde manier ontvangen
- Uw ondernemingsnummer registreren op het Peppol-netwerk
U hoeft niet:
- Uw boekhouding anders te voeren
- Uw BTW-aangifte te wijzigen (voorlopig)
- Door de overheid aangeboden software te gebruiken
Een PDF-factuur, ook al ziet die er professioneel uit, voldoet niet aan het mandaat. Een e-mail met een PDF-bijlage is geen Peppol-e-factuur.
Stap 2: bepaal uw profiel
De juiste software hangt af van uw situatie, niet van marketingclaims. Beantwoord deze vragen:
Bent u een eenmanszaak of een vennootschap (BV, NV)?
Sommige tools (met name Dexxter) bedienen alleen eenmanszaken. Als u een BV of NV heeft en per ongeluk een tool voor eenmanszaken aanschaft, loopt u tegen een muur.
Hoeveel facturen verstuurt u per maand?
Als het antwoord onder de 25 ligt, zullen de meeste tools op elk prijspunt uw volume comfortabel verwerken. Als u 100+ facturen per maand verstuurt, zoek dan naar tools zonder per-document-beperkingen.
Gebruikt uw boekhouder al een specifiek platform?
Als uw boekhouder in Octopus, Exact Online, Winbooks of Yuki werkt, vraag hem dan eerst om uw Peppol-integratie in te stellen binnen zijn bestaande platform. Dit kan inbegrepen zijn in wat hij u al aanrekent, en voorkomt dubbele gegevensinvoer.
Moet u uw eigen boekhouding doen, of alleen factureren?
Er is een verschil tussen:
- Peppol-only tools (zoals Horus): Peppol ontvangen en versturen, niets anders
- Facturatietools (zoals Feen, Billit): factuurcreatie + Peppol + documentbeheer + BTW-overzicht
- Volledige boekhoudsuites (zoals Exact Online, Winbooks): facturatie + Peppol + dubbele boekhouding + BTW-aangiftes + loonintegraties
Een zelfstandige die openstaande facturen en BTW-positie op één plek wil zien, heeft een tool uit de tweede categorie nodig. Een eenmanszaak waarvan de boekhouder al het andere beheert, kan mogelijk toe met een Peppol-only tool.
Stap 3: de vier punten die Peppol-tools onderscheiden
Zodra u uw profiel heeft, evalueer tools op deze vier punten:
1. Beide richtingen, inbegrepen
Bevestig dat het plan dat u koopt zowel Peppol versturen als ontvangen omvat, zonder een add-on te activeren. Het gratis plan van Billit omvat alleen versturen. Winbooks vereist aparte abonnementen voor elke richting.
Een tool die alleen versturen toestaat is een halve oplossing. Uw leveranciers sturen u Peppol-facturen, en u moet ze kunnen ontvangen.
2. Een gecertificeerd Belgisch toegangspunt
De software moet verbinden via een gecertificeerd Belgisch Peppol-toegangspunt, niet alleen XML-uitvoer claimen. Vraag er specifiek naar. Feen gebruikt Recommand.eu, een gecertificeerd Belgisch toegangspunt. Billit exploiteert zijn eigen. Sommige tools noemen hun toegangspunt niet publiekelijk, wat een vervolgvraag rechtvaardigt.
U kunt verifiëren of een bedrijf een geregistreerde Peppol-deelnemer is met onze gratis Peppol-checker tool.
3. Registratie automatisch afgehandeld
Bij aanmelding moet uw ondernemingsnummer worden geregistreerd op het Peppol-netwerk zodat anderen u facturen kunnen sturen. Dit moet automatisch gebeuren tijdens de onboarding, niet een apart overheidsformulier of handmatige stappen vereisen. Als een tool u vraagt om zelf te registreren, is dat een waarschuwingssignaal voor gebruiksgemak.
4. Echte prijstransparantie
Let op:
- Prijs per maand, duidelijk vermeld ex-BTW (HTVA)
- Of facturatie maandelijks of alleen jaarlijks is
- Per-document-limieten en overmaatkosten
- Extra-gebruikerskosten als u een team heeft
De premium-plannen van Billit gebruiken een schuifregelaar voor volumegebaseerde prijsstelling, waardoor het moeilijk is te weten wat u op schaal betaalt. Exact Online rekent €49/maand voor het basisplan plus €49 per extra gebruiker per maand plus implementatiekosten. Feen rekent €15,70/maand ex-BTW voor het Pro-plan zonder per-document-limiet op uitgaande facturen.
Stap 4: de vragen die u moet stellen voordat u zich abonneert
Gebruik deze vragen voordat u op "abonneren" klikt:
- Omvat dit plan zowel Peppol versturen als ontvangen, nu, zonder add-on?
- Welk gecertificeerd Peppol-toegangspunt gebruikt u voor België?
- Registreert de onboarding mijn ondernemingsnummer automatisch op Peppol?
- Is er een per-document-limiet, en wat gebeurt er als ik die overschrijd?
- Wat is de facturatieperiode: maandelijks, kwartaal, of alleen jaarlijks?
- Kan mijn boekhouder inloggen zonder te betalen voor een extra gebruikerszetel?
- Wat gebeurt er met mijn gegevens als ik opzeg?
Als een leverancier vragen 1, 2 en 3 niet duidelijk kan beantwoorden, ga verder.
Stap 5: koppel de tool aan uw profiel
Hier zijn vijf concrete profielen en wat we voor elk aanbevelen:
Profiel A: zelfstandige, minder dan 25 facturen/maand, wil snel compliant zijn
Aanbevolen: Feen Pro à €15,70/maand ex-BTW (€19 incl. BTW). Dekt zowel Peppol versturen als ontvangen, OCR op inkomende documenten, BTW-dashboard en boekhouders toegang. Instellen in minuten.
Alternatief: Horus Starter à €4/maand voor alleen Peppol zonder boekhoudfuncties als u al een volledige boekhoudoplossing heeft.
Gerelateerde links: Uw eerste Peppol-factuur versturen | Peppol-softwareoverzicht
Profiel B: eenmanszaak, alleen in België, wil BTW-klare boekhouding
Aanbevolen: Dexxter à €20/maand (maandelijks) of €15/maand (jaarlijks) ex-BTW. Speciaal gebouwd voor Belgische eenmanszaken. 30-daagse proef, 60-daagse terugbetaling bij jaarlijks.
Opmerking: Dexxter ondersteunt geen BV/NV-structuren. Als u er een heeft, kies dan Feen of Billit.
Gerelateerde link: Vergelijk Feen vs Dexxter
Profiel C: kleine onderneming, 2 tot 5 gebruikers, heeft een documentbeheerlaag nodig
Aanbevolen: Feen Pro met toegang voor meerdere gebruikers inbegrepen in het plan. OCR leest inkomende documenten automatisch. Boekhouder krijgt gratis alleen-lezen toegang.
Alternatief: Billit Starter à €7,50/maand ex-BTW (beperkt tot 25 documenten) oplopend naar Premium-plannen. Budget voor extra-gebruikerskosten à €5/maand per persoon.
Gerelateerde links: Vergelijk Feen vs Billit | Beste facturatiesoftware voor zelfstandigen
Profiel D: groeiende kmo, boekhouderbeheerd, al in een ecosysteem
Aanbevolen: Vraag uw boekhouder. Als hij Octopus (500+ kantoren), Yuki, Exact Online of Winbooks gebruikt, is de Peppol-integratie misschien al beschikbaar via zijn plan. De kosten en het installatieproces hangen af van het boekhoudkantoor.
Als u alles onafhankelijk van de boekhouder moet beheren: Billit of Feen werken beide als zelfstandige tools met optionele boekhouders toegang.
Gerelateerde links: Vergelijk Feen vs Exact Online | Vergelijk Feen vs Octopus | Vergelijk Feen vs Yuki
Profiel E: u hoeft voorlopig alleen Peppol-facturen te ontvangen
Aanbevolen: Feen Inbox à €7/maand ex-BTW. Dekt Peppol-ontvangst en documentopslag. Geen uitgaande facturatie op dit plan; upgrade naar Pro wanneer u dat nodig hebt.
Opmerking: U moet nog steeds Peppol-geregistreerd zijn, ook als u alleen ontvangt. Het Inbox-plan handelt registratie automatisch af.
Wat u moet vermijden
Vermijd tools zonder een live Belgisch Peppol-toegangspunt
Ten minste één bekende Franse facturatietool (Pennylane) heeft expliciet verklaard dat ze niet zal transmitteren naar het Belgische Peppol-netwerk. Als een tool zijn Belgische Peppol-toegangspunt niet noemt, of als de Peppol-functies worden beschreven als "binnenkort beschikbaar voor België," is het vandaag geen veilige keuze voor compliance.
Vermijd te veel kopen
Een zelfstandige heeft geen ERP-suite van €99/maand met 12 modules nodig. Exact Online is geprijsd vanaf €49/maand met implementatiekosten van €500 tot €2.500. Dat is geschikt voor een boekhouderbeheerde kmo met complexe rapportagebehoeften, niet voor iemand die 15 facturen per maand verstuurt.
Vermijd tools met alleen jaarlijkse facturatie als u test
Sommige tools (Billit, Octopus) vereisen jaarlijkse of kwartaalverplichtingen, geen maandelijks doorlopend contract. Als u nog niet zeker bent van een tool, zoek dan naar een maandelijkse optie of een sterke proefperiode. Dexxter biedt 30 dagen gratis en een terugbetaling van 60 dagen op jaarlijks. Feen biedt een gratis proefperiode van 14 dagen.
Veelgestelde vragen
Is het Peppol-mandaat hetzelfde als een verplichting om specifieke overheidssoftware te gebruiken? Nee. De Belgische overheid legt geen specifieke software op. U kiest elk gecertificeerd tool. Het mandaat gaat over het formaat (UBL/BIS 3.0) en het leveringskanaal (gecertificeerd Peppol-toegangspunt), niet over het softwaremerk.
Wat is de boete voor niet-naleving? De Belgische overheid heeft boetes vastgesteld van maximaal €5.000 per overtreding voor niet-naleving van het e-facturatiemandaat. Naast boetes kunnen handelspartners niet-conforme facturen weigeren, waardoor betaling vertraagt.
Kan ik mijn bestaande boekhoudsoftware gebruiken als die een Peppol-module toevoegt? Ja, mits de module een gecertificeerd Belgisch Peppol-toegangspunt gebruikt en zowel versturen als ontvangen dekt. Verifieer beide voordat u erop vertrouwt. Sommige tools adverteren Peppol als een add-on, maar het toegangspunt is niet Belgisch-gecertificeerd of de ontvangstrichting is nog niet live.
Wat als ik internationale klanten buiten België factuur? Het mandaat geldt voor B2B-facturatie tussen Belgische BTW-geregistreerde entiteiten. Facturen aan klanten buiten België vallen niet onder het Belgisch Peppol-mandaat, hoewel andere landen hun eigen e-facturatieregels hebben. Facturen aan consumenten (B2C) vallen ook buiten het toepassingsgebied.
Ik heb al software maar weet niet zeker of die Peppol dekt. Wat moet ik doen? Log in en zoek naar een Peppol- of e-facturatiesectie. Als die niet zichtbaar is of "binnenkort beschikbaar" staat, neem dan contact op met de ondersteuning met drie directe vragen: (1) zijn Peppol versturen en ontvangen live in mijn huidige plan, (2) welk gecertificeerd Belgisch Peppol-toegangspunt gebruikt u, en (3) is mijn ondernemingsnummer al geregistreerd op het Peppol-netwerk?
Klaar om vandaag compliant te worden? Start met het Peppol-klare platform van Feen of controleer uw huidige software aan de hand van de Peppol-vereisten.