Comment choisir un logiciel de facturation électronique avant le mandat belge 2026

Le mandat belge de facturation électronique 2026 n'est pas une échéance future : il est en vigueur. Depuis le 1er janvier 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA en Belgique doivent envoyer et recevoir des factures B2B via le réseau PEPPOL. Si vous utilisez encore un modèle PDF, un logiciel de comptabilité basique qui ne peut pas se connecter à Peppol, ou rien du tout, vous n'êtes pas en conformité.

Ce guide n'est pas un argumentaire commercial. C'est un cadre de décision pour choisir le bon outil selon votre situation, que vous soyez un indépendant qui envoie dix factures par mois ou une PME qui en traite des centaines.

Pour une explication complète du mandat lui-même, consultez le mandat de facturation électronique belge expliqué. Pour voir les options de logiciels Peppol, lisez notre présentation des logiciels Peppol.

Étape 1 : comprendre ce que le mandat exige vraiment

Avant d'évaluer un logiciel, soyez clair sur ce que la loi demande :

Vous devez pouvoir :

• Envoyer des factures B2B au format UBL/XML structuré (UBL 2.1, profil BIS 3.0)
• Transmettre ces factures via un point d'accès Peppol certifié
• Recevoir les factures de vos fournisseurs de la même manière
• Avoir votre numéro d'entreprise enregistré sur le réseau Peppol

Vous n'avez pas besoin de :

• Changer la façon dont vous tenez vos comptes
• Modifier votre déclaration de TVA (pour l'instant)
• Utiliser un logiciel fourni par le gouvernement

Une facture PDF, même professionnelle, ne satisfait pas le mandat. Un email avec un PDF joint n'est pas une e-facture Peppol.

Étape 2 : identifiez votre profil

Le bon logiciel dépend de votre situation, pas des argumentaires marketing. Répondez à ces questions :

Êtes-vous une personne physique (indépendant) ou une société (SRL, SA) ?

Certains outils (notamment Dexxter) ne servent que les personnes physiques par conception. Si vous gérez une SRL ou SA et vous inscrivez accidentellement à un outil pour personnes physiques, vous rencontrerez un blocage.

Combien de factures envoyez-vous par mois ?

Si la réponse est inférieure à 25, la plupart des outils à n'importe quel prix géreront confortablement votre volume. Si vous envoyez 100+ factures par mois, recherchez des outils sans plafond par document.

Votre comptable utilise-t-il déjà une plateforme spécifique ?

Si votre comptable travaille dans Octopus, Exact Online, Winbooks ou Yuki, demandez-lui d'abord de configurer votre intégration Peppol dans sa plateforme existante. Cela peut être inclus dans ce qu'il vous facture déjà, et cela évite la double saisie de données.

Avez-vous besoin de faire votre propre comptabilité, ou juste de facturer ?

Il y a une différence entre :

• Les outils Peppol uniquement (comme Horus) : recevoir et envoyer Peppol, rien d'autre
• Les outils de facturation (comme Feen, Billit) : création de factures + Peppol + gestion documentaire + aperçu TVA
• Les suites comptables complètes (comme Exact Online, Winbooks) : facturation + Peppol + comptabilité en partie double + déclarations TVA + intégrations paie

Un indépendant qui veut voir ses factures impayées et sa position TVA en un seul endroit a besoin d'un outil de la deuxième catégorie. Un travailleur autonome dont le comptable gère tout le reste peut se contenter d'un outil Peppol uniquement.

Étape 3 : les quatre points qui distinguent les outils Peppol

Une fois votre profil établi, évaluez les outils sur ces quatre points :

1. Les deux sens, inclus

Confirmez que le plan que vous achetez inclut à la fois l'envoi et la réception Peppol, sans activer un module complémentaire. Le plan gratuit de Billit n'inclut que l'envoi. Winbooks nécessite des abonnements séparés pour chaque sens.

Un outil qui vous permet seulement d'envoyer est une demi-solution. Vos fournisseurs vous enverront des factures Peppol, et vous devez les recevoir.

2. Un point d'accès belge certifié

Le logiciel doit se connecter via un point d'accès Peppol belge certifié, et pas seulement revendiquer une sortie XML. Demandez-le explicitement. Feen utilise Recommand.eu, un point d'accès belge certifié. Billit exploite le sien. Certains outils ne nomment pas leur point d'accès publiquement, ce qui devrait vous inciter à poser une question complémentaire.

Vous pouvez vérifier si une entreprise est un participant Peppol enregistré en utilisant notre outil de vérification Peppol gratuit.

3. Inscription gérée automatiquement

Lors de votre inscription, votre numéro d'entreprise doit être enregistré sur le réseau Peppol pour que d'autres puissent vous envoyer des factures. Cela doit se faire automatiquement lors de l'onboarding, et non nécessiter un formulaire gouvernemental séparé ou des étapes manuelles. Si un outil vous demande de vous auto-inscrire, c'est un signal d'alarme pour la facilité d'utilisation.

4. Une transparence tarifaire réelle

Recherchez :

• Le prix par mois, clairement indiqué HTVA
• Si la facturation est mensuelle ou annuelle uniquement
• Les plafonds par document et les tarifs de dépassement
• Les coûts d'utilisateurs supplémentaires si vous avez une équipe

Les offres premium de Billit utilisent un curseur pour la tarification basée sur le volume, ce qui rend difficile de savoir ce que vous paierez à grande échelle. Exact Online facture €49/mois pour le plan comptable de base, plus €49 par utilisateur supplémentaire par mois, plus des frais d'implémentation. Feen facture €15,70/mois HTVA pour le plan Pro sans plafond par document sur les factures sortantes.

Étape 4 : les questions à poser avant de vous abonner

Utilisez ces questions avant de cliquer sur « s'abonner » :

1. Ce plan inclut-il à la fois l'envoi et la réception Peppol, maintenant, sans module complémentaire ?
2. Quel point d'accès Peppol certifié utilisez-vous pour la Belgique ?
3. L'onboarding enregistre-t-il mon numéro d'entreprise sur Peppol automatiquement ?
4. Y a-t-il une limite par document, et que se passe-t-il si je la dépasse ?
5. Quelle est la période de facturation : mensuelle, trimestrielle ou annuelle uniquement ?
6. Mon comptable peut-il se connecter sans payer un siège utilisateur supplémentaire ?
7. Qu'arrive-t-il à mes données si j'annule ?

Si un prestataire ne peut pas répondre clairement aux questions 1, 2 et 3, passez à autre chose.

Étape 5 : faire correspondre l'outil à votre profil

Voici cinq profils concrets et ce que nous recommandons pour chacun :

Profil A : indépendant, moins de 25 factures/mois, veut être conforme rapidement

Recommandé : Feen Pro à €15,70/mois HTVA (€19 TVA incl.). Couvre à la fois l'envoi et la réception Peppol, l'OCR sur les documents entrants, le tableau de bord TVA et l'accès comptable. Configuration en quelques minutes.

Alternative : Horus Starter à €4/mois pour Peppol uniquement sans fonctionnalités comptables si vous avez déjà une solution comptable complète.

Liens connexes : Envoyer votre première facture Peppol | Aperçu des logiciels Peppol

Profil B : personne physique (indépendant belge), uniquement en Belgique, veut une comptabilité prête pour la TVA

Recommandé : Dexxter à €20/mois (mensuel) ou €15/mois (annuel) HTVA. Conçu spécifiquement pour les travailleurs indépendants belges (personnes physiques). Essai 30 jours, remboursement 60 jours sur annuel.

Note : Dexxter ne prend pas en charge les structures SRL/SA. Si vous en gérez une, optez plutôt pour Feen ou Billit.

Lien connexe : Comparer Feen vs Dexxter

Profil C : petite entreprise, 2 à 5 utilisateurs, a besoin d'une couche de gestion documentaire

Recommandé : Feen Pro avec accès multi-utilisateur inclus dans le plan. L'OCR lit automatiquement les documents entrants. Le comptable obtient un accès en lecture seule gratuit.

Alternative : Billit Starter à €7,50/mois HTVA (limité à 25 documents) qui monte jusqu'aux offres Premium. Prévoyez des coûts d'utilisateurs supplémentaires à €5/mois par personne.

Liens connexes : Comparer Feen vs Billit | Meilleur logiciel de facturation pour indépendants

Profil D : PME en croissance, gérée par un comptable, déjà dans un écosystème

Recommandé : Interrogez votre comptable. S'il utilise Octopus (500+ cabinets), Yuki, Exact Online ou Winbooks, l'intégration Peppol peut déjà être disponible à activer via son plan. Le coût et le processus d'installation dépendent du cabinet comptable.

Si vous avez besoin de tout gérer indépendamment du comptable : Billit ou Feen fonctionnent tous les deux comme outils autonomes avec accès comptable optionnel.

Liens connexes : Comparer Feen vs Exact Online | Comparer Feen vs Octopus | Comparer Feen vs Yuki

Profil E : vous avez juste besoin de recevoir des factures Peppol pour l'instant

Recommandé : Feen Inbox à €7/mois HTVA. Couvre la réception Peppol et le stockage de documents. Pas de facturation sortante sur ce plan ; passez au Pro quand vous en avez besoin.

Note : Vous devez toujours être enregistré sur Peppol même si vous recevez seulement. Le plan Inbox gère automatiquement l'inscription.

Ce qu'il faut éviter

Évitez les outils sans point d'accès Peppol belge actif

Au moins un outil de facturation français bien connu (Pennylane) a explicitement déclaré qu'il ne transmettra pas au réseau Peppol belge. Si un outil ne nomme pas son point d'accès Peppol belge, ou si les fonctionnalités Peppol sont décrites comme « bientôt disponible pour la Belgique », ce n'est pas un choix sûr pour la conformité aujourd'hui.

Évitez de sur-acheter

Un indépendant n'a pas besoin d'une suite ERP à €99/mois avec 12 modules. Exact Online est tarifé à partir de €49/mois avec des frais d'implémentation de €500 à €2 500. C'est approprié pour une PME gérée par un comptable avec des besoins de reporting complexes, pas pour quelqu'un qui envoie 15 factures par mois.

Évitez les outils avec facturation uniquement annuelle si vous testez

Certains outils (Billit, Octopus) exigent des engagements annuels ou trimestriels, pas de mensuel reconductible. Si vous n'êtes pas encore sûr d'un outil, recherchez une option mensuelle ou une période d'essai solide. Dexxter offre 30 jours gratuits et un remboursement de 60 jours sur annuel. Feen offre un essai gratuit de 14 jours.

FAQ

Le mandat Peppol est-il la même chose qu'une obligation d'utiliser un logiciel gouvernemental spécifique ? Non. Le gouvernement belge n'impose pas de logiciel spécifique. Vous choisissez n'importe quel outil certifié. Le mandat porte sur le format (UBL/BIS 3.0) et le canal de livraison (point d'accès Peppol certifié), pas sur la marque du logiciel.

Quelle est l'amende pour non-conformité ? Le gouvernement belge a fixé des amendes allant jusqu'à €5 000 par infraction pour non-conformité au mandat de facturation électronique. Au-delà des amendes, les partenaires commerciaux peuvent rejeter les factures non conformes, retardant le paiement.

Puis-je utiliser mon logiciel de comptabilité existant s'il ajoute un module Peppol ? Oui, à condition que le module utilise un point d'accès Peppol belge certifié et couvre à la fois l'envoi et la réception. Vérifiez les deux avant de vous fier à lui. Certains outils annoncent Peppol en module complémentaire mais le point d'accès n'est pas certifié belge ou le sens de réception n'est pas encore opérationnel.

Et si je facture des clients internationaux hors Belgique ? Le mandat s'applique à la facturation B2B entre entités belges assujetties à la TVA. Les factures adressées à des clients hors Belgique ne sont pas soumises au mandat Peppol belge, bien que d'autres pays aient leurs propres règles de facturation électronique. Les factures aux consommateurs (B2C) sont également hors scope.

J'ai déjà un logiciel mais je ne suis pas sûr qu'il couvre Peppol. Que faire ? Connectez-vous et cherchez une section Peppol ou facturation électronique. Si elle n'est pas visible ou est marquée « bientôt disponible », contactez le support avec trois questions directes : (1) l'envoi et la réception Peppol sont-ils disponibles dans mon plan actuel, (2) quel point d'accès Peppol belge certifié utilisez-vous, et (3) mon numéro d'entreprise est-il déjà enregistré sur le réseau Peppol ?

Prêt à être conforme dès aujourd'hui ? Commencez avec la plateforme Peppol de Feen ou vérifiez votre logiciel actuel par rapport aux exigences Peppol.